Marco conceptual: Responsabilidad compartida

noviqenova opera bajo una filosofía donde la gestión de información no es únicamente un proceso técnico, sino una responsabilidad bilateral. Tú mantienes el control sobre tus decisiones informativas mientras nosotros asumimos el deber de explicar, proteger y respetar cada elemento que nos confías.

La información que recibimos surge en distintos momentos de tu relación con nuestros servicios. No adoptamos una postura de acumulación indiscriminada. En cambio, cada categoría de datos responde a necesidades funcionales específicas y claramente definidas.

La obtención de estos datos ocurre principalmente durante tres instantes: al registrar una cuenta corporativa, al configurar equipos de trabajo dentro de la plataforma, y cuando solicitas asistencia técnica o financiera a través de nuestros canales oficiales.

Bases legales y propósitos operacionales

Cada operación con tus datos descansa sobre cimientos legales reconocidos por el Reglamento General de Protección de Datos vigente en territorio europeo. No trabajamos con información porque sí — cada uso tiene una justificación clara y un beneficio directo para ti o tu equipo.

Ejecución contractual

Cuando contratas servicios de noviqenova, surge una relación jurídica que exige procesar cierta información. Sin tus datos de identificación y contacto, simplemente no podríamos prestarte el servicio solicitado. Esto incluye desde la creación de tu espacio de trabajo hasta la generación de reportes financieros personalizados para tu equipo.

Obligaciones regulatorias

La legislación financiera española nos obliga a mantener registros específicos, verificar identidades y conservar documentación durante períodos determinados. Estas obligaciones no son opcionales — las autoridades competentes pueden solicitarlas en cualquier momento. Tu información participa de estos procesos únicamente en la medida exigida por ley.

Intereses legítimos equilibrados

Ciertos usos de datos se apoyan en nuestro interés legítimo como empresa — siempre que no entren en conflicto con tus derechos. Por ejemplo, analizar patrones de uso agregados nos ayuda a detectar vulnerabilidades de seguridad antes de que afecten a los usuarios. Realizar estudios internos sobre eficiencia operativa mejora la calidad del servicio. Estos procesos respetan el equilibrio: obtenemos valor operacional sin comprometer tu privacidad.

Consentimiento explícito

Para actividades que van más allá de lo estrictamente necesario — como enviarte información sobre nuevas funcionalidades financieras o invitarte a eventos especializados — solicitamos tu autorización previa. Puedes revocarla en cualquier momento sin que esto afecte la validez de lo procesado anteriormente bajo tu permiso.

Circulación externa y transferencias

Tus datos no viven aislados dentro de nuestros sistemas. En determinadas circunstancias, información específica debe moverse hacia entidades externas. Cada transferencia sigue protocolos estrictos.

• Proveedores de infraestructura tecnológica: Mantenemos servidores y sistemas alojados en centros de datos certificados ubicados dentro del Espacio Económico Europeo. Estos proveedores actúan bajo contratos que limitan rigurosamente qué pueden hacer con tu información.
• Procesadores de pago: Las transacciones financieras requieren intermediarios bancarios y pasarelas de pago reguladas. Estos agentes reciben únicamente los datos imprescindibles para completar operaciones autorizadas por ti.
• Asesores profesionales externos: Ocasionalmente consultamos con abogados, auditores o consultores especializados que necesitan acceder a cierta información para cumplir sus funciones. Todos operan bajo cláusulas de confidencialidad vinculantes.
• Autoridades y órganos reguladores: Cuando la ley lo exige, compartimos información con organismos supervisores, autoridades fiscales o tribunales. Estos casos no requieren tu consentimiento previo — la obligación legal prevalece.

Más allá de estas categorías, no vendemos, alquilamos ni comercializamos tus datos a terceros con fines publicitarios o de prospección comercial. Tu información tiene valor operativo para nosotros, no comercial.

Si alguna vez necesitamos transferir datos fuera del Espacio Económico Europeo — por ejemplo, si expandimos operaciones a otras regiones — implementaremos salvaguardas adicionales como cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea o certificaciones de privacidad reconocidas internacionalmente.

Retención, eliminación y ciclo vital de los datos

La información no permanece indefinidamente en nuestros sistemas. Cada categoría sigue un calendario de retención basado en necesidad operativa y obligación legal.

Durante la vigencia de tu contrato, mantenemos activos todos los datos necesarios para prestar el servicio. Una vez finalizada la relación comercial, inicia un período de conservación controlada: ciertos elementos deben preservarse por exigencia fiscal (normalmente hasta seis años desde la última operación), mientras que otra información puede eliminarse más rápidamente si no existe justificación legal para su retención prolongada.

Los registros de acceso a sistemas, por ejemplo, se conservan durante un año con fines de seguridad y resolución de incidentes. Los datos de contacto básicos pueden mantenerse hasta tres años después del cese contractual para atender posibles reclamaciones o consultas tardías. Transcurridos estos plazos, procedemos a la eliminación definitiva mediante procesos técnicos que impiden la recuperación posterior.

Puedes solicitar en cualquier momento que eliminemos tu información antes de estos plazos automáticos. Evaluaremos cada petición considerando si existen obligaciones legales que nos impidan actuar inmediatamente. Si ese es el caso, te explicaremos el motivo y el período restante de retención obligatoria.

Tus capacidades de control y derechos reconocidos

El marco europeo de protección de datos te otorga un conjunto robusto de derechos ejercitables frente a noviqenova. No son declaraciones abstractas — son herramientas prácticas que puedes activar cuando lo consideres necesario.

• Acceso: Solicita una copia completa de toda la información personal que mantenemos sobre ti o tu organización. Te entregaremos un documento estructurado en formato electrónico legible.
• Rectificación: Si detectas datos incorrectos o desactualizados, tienes derecho a que los corrijamos sin demora. Esto incluye información de contacto, detalles empresariales o cualquier otro elemento susceptible de cambio.
• Supresión: En determinadas circunstancias, puedes exigir que borremos tu información — por ejemplo, si retiras un consentimiento que era la única base legal para el procesamiento, o si ya no existe necesidad operativa para conservarla.
• Limitación del tratamiento: Si cuestionas la exactitud de ciertos datos o la legitimidad de cómo los usamos, puedes solicitar que los "congelemos" temporalmente mientras resolvemos la situación. Durante ese período, los conservamos pero no los procesamos activamente.
• Portabilidad: Para cierta información que nos proporcionaste directamente y que procesamos mediante sistemas automatizados, tienes derecho a recibirla en formato estructurado y legible por máquina. Además, podemos transmitirla directamente a otro proveedor si resulta técnicamente posible.
• Oposición: Cuando el procesamiento se basa en interés legítimo (no en obligación legal o ejecución contractual), puedes objetar. Evaluaremos tu solicitud y cesaremos el procesamiento salvo que podamos demostrar motivos imperiosos que prevalezcan sobre tus intereses.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, envía una solicitud formal a contact@noviqenova.com. Responderemos en un plazo máximo de un mes, aunque en casos complejos podríamos necesitar dos meses adicionales — en cuyo caso te informaremos de la extensión y sus razones.

Si consideras que hemos vulnerado tus derechos o incumplido normativas de protección de datos, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, autoridad supervisora competente en territorio español. No obstante, te invitamos a contactarnos primero — preferimos resolver cualquier conflicto mediante diálogo directo antes de que escale a instancias oficiales.

Medidas de protección y reconocimiento de riesgos residuales

Implementamos múltiples capas de salvaguardas técnicas y organizativas para defender tu información contra accesos no autorizados, alteraciones, divulgaciones indebidas o destrucciones accidentales.

En el plano técnico: ciframos datos sensibles tanto en tránsito como en reposo, aplicamos controles de acceso basados en roles que limitan quién puede ver qué información, mantenemos registros de auditoría que documentan toda actividad relevante, y realizamos copias de seguridad periódicas almacenadas en ubicaciones geográficamente separadas.

En el plano organizativo: formamos regularmente a nuestro personal en prácticas de seguridad y privacidad, sometemos nuestros sistemas a evaluaciones externas de vulnerabilidades, establecemos protocolos de respuesta ante incidentes que nos permiten reaccionar rápidamente si algo sale mal, y revisamos periódicamente nuestras políticas para adaptarlas a amenazas emergentes.

Ahora bien — y esto es crucial — ningún sistema de seguridad es absolutamente impenetrable. A pesar de nuestros esfuerzos rigurosos, persisten riesgos residuales: ataques sofisticados podrían potencialmente superar nuestras defensas, errores humanos internos podrían exponer información inadvertidamente, o vulnerabilidades previamente desconocidas en software de terceros podrían comprometer temporalmente la protección.

Por eso mantenemos protocolos de notificación: si ocurriera una brecha de seguridad que probablemente resulte en riesgos significativos para tus derechos, te informaríamos sin demora indebida, explicando qué sucedió, qué datos se vieron afectados y qué medidas estamos tomando para mitigar el impacto.